08.07.2015

Уничтожение документов

Уничтожение документов

Отчеты, договоры, бланки и многие другие документы с течением времени теряют актуальность для организации. В случае, если документация не имеет длительный или постоянный срок хранения, она должна быть уничтожена, чтобы информация, содержащаяся в ней, не смогла попасть к конкурирующим компаниям.

Организации, в результате деятельности которых появились утратившие значение документы, должны составить акты об изъятии их для уничтожения и приложить к ним описи дел по личному составу и долговременного хранения. Затем документы попадают на рассмотрение экспертной комиссии и руководителя предприятия – они должны одобрить акты и разрешить провести процедуру ликвидации.

Методы уничтожения документов

Производить утилизацию документации можно самостоятельно или с помощью сторонних организаций.

  • В случае если объем ненужных документов незначительный, организации могут получить соответствующее заключение и уничтожить все самостоятельно путем сжигания.
  • Компания по накладной передает дела, отобранные для утилизации, фирмам, занимающимся переработкой вторичного сырья.
  • Организация может заказать у специализированной компании профессиональное уничтожение документов путем шредирования, сжигания, химического уничтожения (в зависимости от степени их ценности и конфиденциальности).

Если уничтожение дел производили сторонние лица, по окончании процедуры они обязаны выдать акт уничтожения, указав в нем перечень утилизированных документов и их вес. Кроме того, представители компании-заказчика могут присутствовать при ликвидации документов.

Стоит заметить, что уничтожение архивных документов может происходить после создания электронной копии дел. Решение о проведении подобной процедуры принимает руководитель предприятия, если есть необходимость или желание выполнить резервное копирование документов.

Важно помнить о том, что в действующем законодательстве предусмотрена ответственность за нарушение порядка уничтожения документов, поэтому утилизацию необходимо производить правильно, сопровождая действия оформлением всех необходимых актов. В случае если уничтожение документов было произведено без акта, оно считается безосновательным и любая проверка выявит это нарушение. Так как восстановление документов после уничтожения невозможно, необходимо внимательно постранично проверять все документы, которые будут переданы на утилизацию: случайное уничтожение дел, имеющих практическую ценность для организации, также считается нарушением законодательства.



Ссылки по теме: Как снимать деньги в банкоматах другой станы | Учёт основных средств